Chi tiết cách gửi CV qua email - hướng dẫn cho ứng viên xin việc

96 Lượt xem

Cách gửi CV qua email là một điều mà ứng viên bắt buộc phải nắm được. Nó không chỉ giúp các bạn thực hiện đúng thao tác mà còn là thước đo để nhà tuyển dụng đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn. Vậy cụ thể các bước ra sao và lưu ý về gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng như nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết ngày hôm nay. 

1. Định dạng CV gửi qua email 

Bạn có thể được yêu cầu tải lên CV của bạn trực tuyến hoặc gửi email CV của bạn. Nếu nó được gửi qua email, bạn có thể được thông báo định dạng nào bạn nên sử dụng cho CV của mình, những gì cần bao gồm trong dòng chủ đề của email và khi nhà tuyển dụng cần nhận nó.

Ví dụ: nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn tải lên hoặc gửi email (các) tài liệu của bạn ở định dạng .PDF hoặc định dạng .DOC (phiên bản Microsoft Word của CV và thư xin việc của bạn, nếu cần có thư xin việc). Khi bạn gửi email các tài liệu, chúng thường được thêm vào thư dưới dạng tệp đính kèm.

Chọn một định dạng tập tin tiếp tục. Hãy chắc chắn đọc danh sách công việc một cách cẩn thận cho bất kỳ hướng nào về định dạng mà nhà tuyển dụng muốn cho hồ sơ của bạn. Nếu không có chỉ dẫn, hãy gửi CV dưới dạng tài liệu Microsoft Word (.DOC hoặc .DOCX) hoặc dưới dạng tài liệu PDF. Đây là những định dạng phổ biến nhất được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng.

Nếu bạn đã lưu CV của mình dưới dạng Google Doc hoặc với phần mềm xử lý văn bản khác với Microsoft Word, hãy chuyển đổi CV của bạn thành tài liệu Word. Bạn sẽ có thể nhấp vào Tập tin, Tập tin, sau đó "Tải xuống dưới dạng" hoặc Lưu lại dưới dạng, và lưu nó dưới dạng tài liệu Word.

Để lưu tài liệu của bạn dưới dạng PDF, tùy thuộc vào phần mềm xử lý văn bản của bạn, bạn có thể chọn menu Menu File,, sau đó là menu phụ, Lưu Lưu dưới dạng, Lưu và lưu dưới dạng PDF. Nếu không, có những chương trình miễn phí bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp thành PDF. Thay vì phải thực hiện thao tác đó thì khi tạo CV giao thông vận tải trên địa chỉ https://timviec365.vn/cv365/cv-giao-thong-van-tai bạn có thể tải về máy mẫu CV file PDF luôn mà không cần phải chuyển đổi.

Đặt tên cho tệp đính kèm của bạn. Nếu bạn đính kèm CV của bạn vào email của bạn, hãy nhớ rằng nhà tuyển dụng của bạn có thể thấy tên của tài liệu của bạn. Bao gồm tên của bạn trong tiêu đề để nhà tuyển dụng sẽ biết, trong nháy mắt, bạn là ai. Ví dụ: bạn có thể đặt tên cho CV của mình dưới dạng tên bạn_vị trí công việc_tên công ty. 

Cách gửi cv qua mail

2. Nguyên tắc khi gửi CV qua email 

Nguyên tắc đầu tiên khi gửi email CV là làm chính xác những gì công việc liệt kê. Nếu danh sách yêu cầu bạn gửi CV của bạn theo một định dạng cụ thể hoặc yêu cầu bạn lưu CV của bạn dưới một tên cụ thể, hãy chắc chắn làm như vậy. Nhà tuyển dụng ít có khả năng xem xét các đơn xin việc không tuân theo chính xác hướng dẫn nộp.

Gửi nó như một tệp đính kèm. Hãy nhớ rằng một số nhà tuyển dụng không chấp nhận tệp đính kèm. Trong những trường hợp như vậy, hãy dán CV của bạn vào thông điệp email của bạn dưới dạng văn bản thuần túy. Tuy nhiên, khi không có hướng dẫn, cách dễ nhất để gửi CV của bạn là dưới dạng tệp đính kèm. Điều đó sẽ bảo tồn nội dung và định dạng CV của bạn. Thư xin việc của bạn cũng có thể được đính kèm hoặc viết vào phần thân của thư email.

Giữ cho nó đơn giản. Cho dù bạn dán CV của bạn vào phần thân của email hoặc gửi nó dưới dạng tệp đính kèm, hãy giữ cho phông chữ và kiểu đơn giản. Sử dụng phông chữ dễ đọc và xóa mọi định dạng ưa thích. Không sử dụng HTML, biểu tượng cảm xúc, phông chữ màu hoặc hình ảnh. Bạn không biết ứng dụng email nào mà nhà tuyển dụng đang sử dụng, vì vậy đơn giản là tốt nhất vì nhà tuyển dụng có thể không thấy một tin nhắn được định dạng giống như bạn làm. Hãy cập nhật tài liệu của bạn và gửi một tin nhắn thử nghiệm khác cho chính bạn.

Cẩn thận chỉnh sửa và hiệu đính tài liệu của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp và viết hoa của bạn. Nhà tuyển dụng mong đợi mức độ chuyên nghiệp tương tự trong email giống như họ làm trong thư tín. Hãy chắc chắn để đọc lại dòng chủ đề của bạn, nội dung email của bạn và bất kỳ tệp đính kèm nào.

Cho dù bạn viết nó như thế nào, hãy chắc chắn không chỉ dựa vào trình kiểm tra chính tả, có thể bỏ sót nhiều lỗi ngữ pháp và chính tả. Đọc lại tin nhắn của bạn và xem xét có một người bạn nhìn vào nó.

3. Làm thế nào để gửi thư xin việc của bạn qua email

Khi nộp đơn xin việc qua email, bạn có thể sao chép và dán thư xin việc vào thư email hoặc viết thư xin việc trực tiếp vào phần thân của thư email.

Nếu bài đăng công việc không chỉ định cách gửi nó, bạn cũng có thể chọn gửi thư xin việc dưới dạng tệp đính kèm. Nếu bạn làm như vậy, hãy sử dụng định dạng giống như CV của bạn (ví dụ: nếu CV của bạn là PDF, thư xin việc của bạn cũng vậy). Đồng thời sử dụng quy ước đặt tên giống như bạn đã làm cho CV của mình.

Nguyên tắc khi gửi CV qua mail

Hãy nhớ đọc kỹ hướng dẫn trong đơn xin việc: đôi khi các công ty muốn tất cả tài liệu của bạn được gửi dưới dạng một tài liệu PDF hoặc Word và những lần khác họ muốn có tệp đính kèm riêng cho mỗi tài liệu.

Nếu bạn gửi cả CV và thư của bạn dưới dạng tệp đính kèm, hãy bao gồm phần giới thiệu ngắn gọn trong thông điệp email của bạn. Trong đó, hãy nêu công việc bạn đang ứng tuyển và lưu ý rằng CV và thư xin việc của bạn (và bất kỳ tài liệu được yêu cầu nào khác) được đính kèm. Rất nhiều bạn sau khi tạo xong mẫu CV xin việc bảo hiểm tại https://timviec365.vn/cv365/cv-bao-hiem thường không biết việc gửi email sao cho đúng vậy thì hãy tham khảo ngay ví dụ đưới đây để biết rõ hơn.

Kính gửi Giám đốc tuyển dụng,

Tôi rất quan tâm đến việc đăng ký cho vị trí Quản lý Dịch vụ Khách hàng được liệt kê trên timviec365.vn

Tôi đã đính kèm CV của tôi và thư xin việc. Nếu có bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn cần, xin vui lòng cho tôi biết.

Cảm ơn rất nhiều vì bạn đã quan tâm.

Trân trọng,

Tên họ

E-mail

Điện thoại

LinkedIn

Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Đảm bảo sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp bao gồm tên của bạn hoặc một phần tên của bạn. Nếu bạn chưa có, hãy tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp mới bằng tên và họ của bạn, nếu có thể.

Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng. Dòng chủ đề là điều đầu tiên nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy khi quyết định có mở tin nhắn của bạn hay không. Hãy chắc chắn rằng dòng chủ đề của bạn nêu rõ mục đích của tin nhắn để nhà tuyển dụng không nhầm nó với thư rác, hoặc nếu không bỏ qua nó. Dòng chủ đề nên bao gồm tiêu đề công việc và tên của bạn, và nên được chỉnh sửa cho lỗi chính tả. Ví dụ: nó có thể là:

  • Chức danh - Tên của bạn
  • CV trợ lý hành chính - Tên của bạn
  • Vị trí Giám đốc Truyền thông - Tên của bạn

Nhìn vào mẫu. Xem các email mẫu có CV được đính kèm và email mẫu có CV trong phần thân của thư. Những thứ này sẽ cho bạn cảm giác về cách định dạng tin nhắn của bạn.

Bao gồm chữ ký của bạn. Ở cuối thư email bao gồm chữ ký email với thông tin liên hệ của bạn, vì vậy thật dễ dàng để người quản lý tuyển dụng liên lạc với bạn. Trong chữ ký của bạn, bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại và URL của hồ sơ LinkedIn của bạn, nếu bạn có.

Đính kèm CV của bạn, sau đó gửi tin nhắn cho chính bạn trước để kiểm tra xem định dạng có hoạt động không. Mở tệp đính kèm để bạn chắc chắn rằng bạn đã đính kèm đúng tệp theo đúng định dạng và tệp sẽ mở đúng. Một khi mọi thứ đã ổn định, hãy gửi nó cho nhà tuyển dụng.